Zwiększenie sprawności w przesyłaniu i przechowywaniu dokumentacji firmowej jest aktualnie priorytetem działania w większości firm. Nowe technologie pomagają osiągać w tym zakresie organizacji firmy wyniki, o jakich wcześniej można było pomarzyć.
Jednym z najpopularniejszych narzędzi ułatwiających zarządzanie dokumentami jest e-faktura . E-faktura pozwala zaoszczędzić na papierze, druku oraz sprzyja ekologii. Jeszcze dziesięć lat temu mało kto by pomyślał, że taki pomysł może rzeczywiście wejść w życie. Wszystko zmieniło się wraz z opracowanie technologii e-podpisu. To właśnie przekonało Ministerstwo Finansów do wydania rozporządzenia na mocy którego, w lipcu 2005 roku e-faktura oficjalnie weszła do użycia.
Najwięcej obaw co do stosowania e-faktury, związanych było z kwestią zapewnienia bezpieczeństwa danym. Podpis elektroniczny okazał się wyjątkowo bezproblemowym narzędziem, całkowicie chroniącym dane znajdujące się na e-fakturze.
E-faktura to także oszczędność czasu. Nie musimy już czekać na fakturę dostarczoną przez tradycyjną pocztę, nie musimy się martwić, że ją zgubimy, bo jest na komputerze i w razie potrzeby zawsze możemy ją wydrukować.
Stosowanie e-faktury oraz tradycyjnej faktury niesie za sobą takie same skutki prawne. Ministerstwo finansów nie określiło jednak jednoznacznie w swoim rozporządzeniu jaką datą należy uznawać za datę wystawienia faktury, a jaką – za datę jej otrzymania. Jako wadę e-faktur można uznać spore koszta związane z ich udostępnianiem do kontroli oraz z samym przechowywaniem, co na pewno nie będzie zachęcało niewielkich firm do przejścia na e-faktury. Jak widać, wszystko zależy od typu firmy i jej działalności.
Każdej firmie zależy na tym, żeby obieg dokumentów w firmie, jak i między nią, a jej klientami był sprawny. Można samemu udoskonalać zarządzanie w tym obszarze lub zlecić to zadanie firmie outsourcingowej. Eksperci przekonują, że wyłączenie pewnych procesów poza nurt działalności firmy może przyczynić się do zwiększenia jej efektywności. Siła outsourcingu tkwi w tym, że pozwala on na dużo lepsze zarządzanie firmą. Outsourcing jest przyszłością dla biznesu, jednak trzeba pamiętać o dokładnym przeanalizowaniu korzyści oraz zagrożeń, którymi grozi w niektórych przypadkach, outsourcing.
Niewątpliwie najważniejszą kwestią jeśli chodzi o outsourcing korespondencji jest bezpieczeństwo usług. Najwyraźniej widać to na przykładzie banku, który zleca właśnie outsourcing korespondencji wyspecjalizowanej w tym firmie. Tajne informacje na temat konta bankowych, kart kredytowych itd. muszą być chronione w najwyższym stopniu. Jednak obawy przedsiębiorców biorą się z tego, że wiele firm outsourcingowych nie posiada profesjonalnego systemu zarządzania bezpieczeństwem, rzadko też mogą się pochwalić certyfikatami od niezależnych audytorów, ale ta sytuacja zaczyna się powoli zmieniać.
Firmy outsourcingowe zaczynają mieć świadomość tego, jak ważne jest maksymalne zabezpieczenie danych swoich Klientów.
Jedną z pierwszych firm na polskim rynku, która zadbała o zapewnienie swoim klientom wszystkich standardów związanych z ochroną informacji był Inforsys, lider rynku BPE w Polsce. Specjalizacją firmy jest archiwizacja dokumentów , korespondencja seryjna itp. Inforsys już od 2003 roku działa w oparciu o system zgodny z ISO 9001. Posiada również stworzony przez siebie System Monitorowania Produkcji, zapewniający całkowitą integrację zleceń i obserwację przesyłki w każdym momencie realizacji. Inforsys pokazuje, że outsourcing może być w pełni profesjonalny i niezawodny.